11 dolog, amit egy ultra produktív ember másképp csinál

11 dolog, amit egy ultra produktív ember másképp csinál

20150305183724-motivation-silhouette-stading-city-inspiration-shawdow-artsy

A produktivitás kapcsán mind ugyanazzal a kihívással szembesülünk – csak 24 órából áll egy nap.

Mégis, néhányaknak mintha kétszer ennyi ideje lenne – valamilyen titokzatos képességük van, hogy mindennel végezzenek. Még amikor több projekt között zsonglőrködnek, akkor is elérik céljaikat bukás nélkül.

„Az idő az egyetlen olyan tőke, amivel minden emberi lény rendelkezik, és az egyetlen amit nem veszíthet el.” – Thomas Edison

 

Természetesen mind többet akarunk kihozni az életünkből, amelynek vitathatatlanul a legjobb módja, ha megtaláljuk, hogy miként használhatjuk jobban a rendelkezésünkre álló időt.

Egészen elképesztő, amikor egy ultra produktív nap után elhagyjuk az irodát. Ám nagyon nehéz ezt rendszeressé tenni. A megfelelő megközelítéssel azonban minden nap elérhető. Ráadásul nem kell tovább, vagy keményebben dolgoznod – csak okosabban.

Az ultra produktív emberek tudják ezt. Nap mint nap olyan produktivitás-növelő trükköket vetnek be, amelyek révén sokkal hatékonyabbak. Kipréselnek minden percet minden órából anélkül, hogy különösebb erőfeszítést tennének.

A legjobb dolog ezekben a trükkökben, hogy könnyű elsajátítani őket. Olyannyira, hogy akár már ma elkezdheted használni.

1. Sosem nyúlnak kétszer ugyanahhoz a feladathoz

A produktív emberek nem tesznek semmit várólistára, mert kétszer foglalkozni valamivel óriási időveszteség. Ne tegyél félre egy e-mailt vagy telefonhívást, hogy később foglalkozz vele. Amint valamit észreveszel, amivel foglalkoznod kell, cselekedj, delegáld, vagy felejtsd el.

2. Felkészülnek a következő napra, mielőtt elhagynák az irodát

A produktív emberek minden napjukat azzal fejezik be, hogy felkészülnek a következőre. Ezzel a szokással két dolgot érnek el: segít meggyőződni arról, hogy mit értél el ma, és biztosítja, hogy holnap is produktív napod legyen. Mindössze néhány percet vesz igénybe, de kitűnő módja a munkanap lezárásának.

„Minden szervezéssel töltött perccel egy teljes órát nyerünk.” – Benjamin Franklin

 

3. “Megeszik a békát…”

A legkevésbé kedvelt feladattal kezdeni, azaz “megenni a békát” – ez a legjobb ellenszere a halogatásnak, és az ultra produktív emberek minden reggelüket ezzel a kezdik. Más szavakkal: ők a legkevésbé szimpatikus dologgal kezdik a teendőik listáját, mielőtt még bármit is csinálnának. Azután felszabadultan folytathatják azokkal a feladatokkal, amelyek ösztönzik és inspirálják őket.

4. Harcolnak a sürgős feladatokkal

A sürgős kis feladatok, amelyeket azonnal el kellene végezni, gyakran zsarnokként telepednek ránk,  ám akadályai az igazán fontos dolgok elvégzésének. Hatalmas problémát jelent, hogy a sürgető dolgoknak gyakran kis hatásuk van.

Ha megadod magad a sürgető feladatoknak, könnyen lehet, hogy napokon vagy heteken keresztül nem foglalkozol a fontos dolgokkal. A produktív emberek jók abban, hogy felismerjék, amikor a tűzoltás a teljesítményük útjában van, és hajlandóak az ilyen feladatokat ignorálni vagy delegálni.

„Az idő az, amit a legjobban akarunk, de a legrosszabbul használunk.” – William Penn

 

5. Ragaszkodnak az ütemtervhez a meetingek alatt

A meetingek a legnagyobb időpazarlók. Az ultra produktív emberek tudják, hogy a meeting örökké tarthat, ha hagyják, ezért tájékoztatnak mindenkit az elején, hogy ők ragaszkodni fognak az ütemtervhez. Ez egy olyan keretet biztosít, ami mindenkit arra motivál, hogy fókuszált és hatékony legyen.

„A rossz hír, hogy az idő repül. A jó hír, hogy Te vagy a pilóta.” – Michael Altshuler

 

6. Tudnak nemet mondani

A “nem” egy nagyon erős szó, amelyet az ultra produktív emberek nem félnek használni. Amikor nemet kell mondani, nem ködösítenek. Nem használnak olyan kifejezéseket, mint “nem hinném”, “nem biztos, hogy meg tudom oldani” vagy “talán, nem vagyok benne biztos”. Amikor nemet mondasz egy új feladatra, akkor a meglévő feladataidat tiszteled meg, mert így megadod a lehetőségét annak, hogy azokat sikeresen végrehajtsd.

A san francisco-i California egyetem kutatása megmutatta, hogy minél nehezebben mond valaki nemet, annál valószínűbb, hogy stresszt, kiégést és depressziót tapasztal meg. Tanulj meg nemet mondani és javulni fog a kedved, mint ahogy a produktivitásod is.

7. Előre meghatározott időpontokban ellenőrzik az e-mailjeiket

Az ultra produktív emberek nem teszik lehetővé, hogy az e-mailek állandóan megszakítsák őket. Amellett, hogy csak meghatározott időpontban nézik az e-maileket, kihasználják azt a lehetőségek, hogy prioritást állítanak fel az e-mailek között a feladók szerint. Jelzést állítanak be, a legfontosabb szállítókra és legjobb vevőkre, és a többit későbbre teszik, amikor szünethez érnek. Néhány ember automatikus válasz e-mait is beállít, amely értesíti a küldőt, hogy mikor fog az kapott levéllel foglalkozni.

8. Nem foglalkoznak több dologgal egyszerre

Az ultra produktív emberek tudják, hogy a multitaszking (amikor egyszerre több feladattal foglalkozunk) egy igazi produktivitás gyilkos. A Stanford Egyetem kutatása igazolta, hogy a multitaszking kevésbé produktív, mint ha kizárólag egyetlen dologgal foglalkozunk. A kutatók azt tapasztalták, hogy az emberek akiket rendszeresen bombáznak számos elektronikus információval, nem tudnak olyan jól odafigyelni, felidézni információkat vagy egy feladatról a másikra váltani úgy, mint azok, akik egyszerre csak egy feladatot csináltak.

De mi van, ha néhány embernek különleges adottsága van a multitaszkinghoz? A Standford kutatói összehasonlították emberek csoportjait a multitaszking képességük alapján és a hitük szerint, hogy ez segíti a teljesítményüket. Rájöttek, hogy akik erős multitaszkingerek – azok akik gyakran foglalkoznak egyszerre több feladattal és úgy érzik, hogy ez növeli a teljesítményüket – rosszabbak voltak még a multitaszkingban is azoknál, akik jellemzően egyszerre csak egy dolgot szoktak csinálni. A rendszeresen több dolgot csinálók teljesítménye azért volt rosszabb, mert nehézséget jelentett hogy gondolataikat rendszerbe szervezzék, kizárják a lényegtelen információkat, és lassabban váltottak az egyik dologról a következőre.

A multitaszking rontja hatékonyságod és a teljesítményed, mert az agyad egyszerre csak egy dologra képes fókuszálni. Amikor két dolgot akarsz csinálni egyszerre, az agyadnak nincs meg a megfelelő kapacitása ahhoz, hogy mindkét feladatot sikeresen elvégezd.

9. Eltűnnek a térképről

Eltűnnek a térképről, azaz olykor nem elérhetőek. Megadják az elérhetőségüket valakinek akiben megbíznak, hogy hívják őket ha vészhelyzet van, és hagyják hogy ez a személy legyen a szűrőjük. Minden keresztülmegy rajtuk és mindaz, ami nem jut át a szűrőjükön, annak várnia kell. Ez egy bombabiztos módszer, ha kiemelten fontos projekteken dolgozol.

„Az egyik ember csak egy hétnyi értéket kap egy évből, még egy másik egy teljes évnyi értéket kap egy hétből.” – Charles Richards

 

10. Delegálnak

Az ultra produktív emberek elfogadják a tényt, hogy nem ők az egyetlen okos, és tehetséges személyek a szervezetükben. Bíznak az emberekben, hogy megcsinálják a munkájukat, így ők tudnak fókuszálni a sajátjukra.

11. A technológia nekik dolgozik

A technológiát sok támadás éri, hogy eltereli a figyelmet, de ugyanakkor segíthet fókuszálni is. Az ultra produktív emberek a maguk szolgálatába állítják a technológiát. Azon túl, hogy szűrőket állítanak be az e-mail fiókjukba, így az üzenetek rövidebbek, és prioritás szerint érkeznek, olyan alkalmazásokat használnak, mint a IFTTT, ami figyelmeztetéseket küld az okostelefonra, ha valami fontos történik. Például ha a részvényed elér egy bizonyos árat, vagy kaptál egy e-mailt a legjobb vevődtől, tudni fogod. Nem kell folyamatosan nézegetned a telefonod a státuszfrissítésekért.

Összefoglalva

Mind keressük a módját, hogy hatékonyabbak és produktívak legyünk. Remélem ezek a stratégiák segítettek megtalálni a módját.

20150428182341-travis-bradberry

Travis Bradberry
Az Emocionális intelligencia 2.0 könyv szerzője
és a TalentSmart elnöke

Ha felismerted az üzleti networking jelentőségét és szeretnél részt venni egy BNI találkozón, akkor az alábbi gombra kattintva igényelhetsz meghívót!

Meghívó igénylés

A BNI Magyarországról az alábbi weboldalon tudhatsz meg többet: www.bni-hungary.com

(Forrás: 11 Things Ultra-Productive People Do Differently)

Posted in Egyéb